Quand l'AG est en visio-conférence, comment mettre en place un vote à bulletin secret ?

Si les personnes ne peuvent être là physiquement, elles doivent être en direct, via visio-conférence ou par conférence téléphonique. Attention cependant à la sécurisation du système choisi. La Cnil a récemment édité une fiche conseils pour utiliser les outils de visio-conférence (frama.link/o1t2n3eH). Les solutions sont variables selon la taille des associations et le nombre de personnes à réunir. Par exemple, pour une petite réunion, l’outil gratuit, KAWAA Live (www.kawaa.co/) peut correspondre car il est limité à 8 personnes. Pour une association plus importante, GoToMeeting (www.gotomeeting.com/fr) possible jusqu’à 250 participants ou easyQuorum (www.easyquorum.com) sont plus adaptés. Pour ce qui est du vote à bulletin secret, il faut lire ce que proposent les sites susnommés. Il existe en effet des logiciels qui permettent de comptabiliser les voix : Limesurvey qui est un logiciel de sondages (www.limesurvey.org/fr) ou Kahoot ! (kahoot. com), une application qui peut être adaptée pour le vote de résolutions d’AG. Pour preuve de la présence en AG, on peut dans le cas de visio-conférence faire une capture d’écran avec les personnes présentes ou enregistrer l’ensemble de la réunion via des logiciels dédiés. Il est aussi vivement conseillé de faire ratifier les décisions prises lors de l’AG en ligne par la prochaine AG en présentiel  afin d’éviter tout risque de contestation ultérieure. Enfin, même si les conditions de participation à distance ont été assouplies avec la loi d’urgence sanitaire relative à l’épidémie de Covid-19, leur organisation sous forme électronique doit être prévue par les statuts. En savoir plus « Organiser un CA ou une AG par voie électronique », Associations mode d’emploi n° 219, mai 2020.

 

Source  Revue Associations  mode d’emploi  N°220 Juin-Juillet 2020.