Indemnités et remboursements de frais

L'indemnité est attribuée en réparation d'un dommage, d'un préjudice de la perte d'un droit ou en compensation de certains frais.

 

On distingue deux types d'indemnités :

 

  • Les indemnités soumises à déclaration et à paiement de charges sociales et fiscales,
  • Les indemnités forfaitaires ou allocations pécuniaires, telles celles versées aux volontaires et qui ne sont pas la contrepartie d'un travail mais qui donnent des moyens de subsistance.

 

Les indemnités de fonction pour les dirigeants :

 

La rémunération des fonctions d'administrateurs est juridiquement possible (sauf pour les associations reconnues d'utilité publique), sous réserve qu'elle n'apparaisse pas comme une distribution de bénéfices, ce qui serait contraire aux fondements de la loi 1901.

 

Il faut distinguer deux approches :

 

  • Du point de vue fiscal : les indemnités sont considérées comme des revenus imposables au titre des bénéfices non commerciaux (BNC), et doivent être déclarées à l'administration fiscale.
  • Du point de vue social : l'indemnité de fonction pour un dirigeant ne constituant pas un strict remboursement de frais réellement engagés, le dirigeant bénéficie du régime des travailleurs non-salariés. L'affiliation à ce régime nécessite une demande d'immatriculation à l'URSSAF par le dirigeant, à titre personnel.

 

Les remboursements de frais :

 

Les remboursements de frais ne sont pas soumis aux charges sociales. Tous les frais engagés pour le compte de l'association peuvent être pris en charge par celle-ci si elle a donné son accord préalable. Le bénévole doit alors fournir une note de frais ainsi que les justificatifs qui seront enregistrés en comptabilité.

Si le bénévole ne doit pas s'enrichir, auquel cas, il devient un salarié et doit être déclaré comme tel, il y a aucune raison qu'il s'appauvrisse. Si l'association n'a pas les moyens de rembourser les frais, il est possible de les faire reconnaître comme des dons et de bénéficier d'une réduction d'impôts.

 

Réduction d'impôts :

 

L'article 41 de la loi du 6 juillet 2000, modifiant la loi du 16 juillet 1984 relative à l'organisation et à la promotion des activités physiques et sportives, a instauré une réduction d'impôt pour les frais engagés dans certaines conditions :

  • Lorsqu'il s'agit d'une activité bénévole associative.
  • Lorsque ces frais n'ont pas fait (et ne feront par ultérieurement) l'objet d'une indemnisation.

 

L'instruction du 29 octobre 2001 précise : « S'agissant plus particulièrement des frais de voiture automobile, vélomoteur, scooter ou moto, dont le bénévole est personnellement propriétaire et qu'il utilise dans le cadre de son engagement associatif, il est admis que les personnes concernées puissent recourir aux tableaux d'évaluation forfaitaires des frais de carburant prévus à l'article 302 A.2 du Code Général des impôts, publiés chaque année par l'administration fiscale, lorsqu'il ne sont pas en mesure de justifier du montant réel des dépenses effectivement supportées. »

 

Barème 2015*

 

Type de véhicule

Montant autorisé par Km

Véhicule automobile

0.308€

Vélomoteur, scooter, moto

0.120€

*Ce barème s'applique indépendamment de la puissance fiscale du véhicule automobile ou de la cylindrée des vélomoteurs, scooters ou motos, du type de carburant.

 

Pour que cette procédure soit valable, il faut que les frais avancés par le bénévole soient enregistrés dans la comptabilité, avec production de pièces justificatives, en charges dans le compte concerné (transport, téléphone...) et en produits dans le compte « dons ». Le bénévole doit fournir une feuille de remboursement de frais et une attestation de renonciation au remboursement.

Le trésorier peut alors faire un justificatif de don par personne et par année, sous réserve que l'association soit habilitée, c'est-à-dire reconnu d'intérêt général.